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正しく活用してミスマッチを防ぐ“リファレンスチェック”とは【チェックリスト付き】

こんにちは、「青春」と「愛」を軸に、採用マーケティング支援を行なっているHeaRです。

皆さんが、一度は耳にしたことであろう“リファレンスチェック”

多くの外資企業では実施していますが、ここ最近スタートアップやベンチャーでもマネージャークラス以上・幹部採用を中心に実施している企業が増加傾向にあります。

「ミスマッチを防ぐためにやりたいけど、やり方が分からない!」
「リファレンスチェックについて聞いたことはあるけどよく分からない!」
という方はぜひ、こちらのnoteをご覧ください。

リファレンスチェックの質問項目一覧はこちらからダウンロードできます。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、主に中途採用を行う過程で、採用予定者や内定候補者の前職での勤務状況や人物などについて求職者の関係者に問い合わせることです。主に電話をはじめ、書面や面接を用いるケースもあります。
リファレンスとは「reference」と表記し、直訳すると「参照」という意味です。リファレンスチェックは、チェックを受ける求職者についてほかの人の話を参照する手続きのことで、経歴照会や推薦とも呼ばれます。外資系企業では一般的に行われており、日本企業でも幹部採用などの場合を中心に、採用する企業が増えつつあるといわれています。


リファレンスチェックの目的/メリット

では、リファレンスチェックを行う目的について見ていきましょう!

・ミスマッチを防ぐ

リファレンスチェックでは、応募者の価値観や職能、人間関係の築き方などについてを客観的な視点から把握することができます。これらの情報があれば、応募者が自社の社員と融和性があるか、どのような仕事が適任かをより判断しやすくなるはずです。さらに、前職の人との関わり方がわかれば、どのような人と仕事をさせたらいいのかがわかり、最適配置につながります。

また、本来は会社との価値観等がマッチしないのに、面接の場面では普段の自分と異なる姿を演じたため生じるミスマッチの予防にも、リファレンスチェックは有効でしょう。

・書類/面接でわからない部分を確認する

求職者が、自分に都合の悪いことなど、そのつもりはなくても伝えきれないこともよくあります。
リファレンスチェックでは、書類や面接では書きにくいことや話しにくいこと、説明しきれないことを確認する目的もあります。

リファレンスチェック時のポイント

・丁寧に依頼をする
リファレンスチェックを依頼するときは、説明を怠らず丁寧にお願いしましょう。
貴重な時間を使ってもらうだけでなく、仕事の中身や自分の個人情報に関する事柄を話してもらうという大きな負担をかけてしまうからです。

感謝の気持ちも含めて、しっかりと説明することが重要です。適当な依頼をすると、よい話をしてもらえない可能性もあります。

・事前に打ち合わせをする
依頼の仕方が丁寧であっても、リファレンスチェックで何を話すか、どこまで話すかなどがわからなければ、頼まれた方も戸惑ってしまいます。また、いきなり質問されても急には思い出せないことがあります。
応募している企業の情報も含めて、事前に打ち合わせをしておくとよいでしょう。

・聞いてはいけないこと
『個人情報の保護に関する法律』によって、採用活動における応募者の個人情報の取り扱いには、注意が必要です。また、応募者が差別や偏見などの不利益な取り扱いを受けないよう、人種、信条、病歴など社会的差別の原因となる可能性がある質問は、原則として禁止されています。人事・採用担当者は、あくまで応募者の能力や経験、人物像について情報収集することを心掛けましょう。

リファレンスチェックの質問内容

ここまでくると、実際にどういった質問をすれば良いのか疑問ですよね。
今回は質問の一部をお見せします(在職中と離職後では質問内容が変わってくる場合があります)

・勤務状況に関して
- 求職者の勤務期間はいつからいつまででしたか?
- 役職や職務内容はこれで間違いありませんか?
- 以前にどこかで勤務していたという話は聞いていませんか?

・勤務態度やコミュニケーション、人物に関して
- 周囲とのコミュニケーションは良好ですか?
- 行動がつかめないことはありましたか?
- 上司や部下との折り合いが悪いと思うことはなかったですか?
- 遅刻や欠勤は多くないですか?
- 求職者とはどのような関係ですか?
- ひと言でいえばどのような人物ですか?

他にも質問項目を知りたい方はこちらからご確認ください!

まとめ

リファレンスチェックを行うことに抵抗を感じてしまう方も少なからずいるかもしれません。
しかしリファレンスチェックは面接だけでは聞けなかった求職者のポジティブな側面を引き出し、適性に合った仕事に就けるように準備ができるので、採用後の円滑な仕事のための参考資料にしましょう!


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