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目的別で丸わかり!テレワークを加速させるツール27選

新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大を受け、安倍晋三首相は4月6日、近く緊急事態宣言を出す意向を固めました。
そのためテレワークに移行する企業も増えている中で、企業として事業を継続していくためには、今まで同様結果を出せるような仕組みが必要になります。
しかし、テレワークとなると以下のような課題もあります。

- コミュニケーションロスが発生する
- タスク管理や進捗管理が難しい
- ナレッジや情報が共有されづらい
- 勤怠管理など労務の問題が生じる
- マネジメントが行き届かない
-セキュリティの不備が心配
- 何をしているかが見えづらいため、メンバーへの不信感に繋がりやすい

これらのことでチームワークや業績が低下するのを懸念する意見も多くあります。

そのためこれらの課題を解決するカギとなるのがツールの活用。SaaS(Software as a Service/サービスとしてのソフトウェア)サービスを中心とするクラウド型ツールを利用すれば、多くの機能をオンラインで完結できます。しかし、多くのSaaSが乱立しており、なにが良いのかわからないといった方も多いはず。
そこで、テレワーク移行支援を行い、自社でもテレワークを行なっているHeaRが実際に使っているツールも合わせてオススメのツールだけを厳選してご紹介します。
テレワークに必要なツールを一つずつ見ていきましょう!

1.オンライン会議ツール:対面と同じようなコミュニケーションをサポート

Eメールやチャットでのコミュニケーションだと細かいニュアンスまで伝わりづらいため、業務が滞ってしまう可能性も。対面と同じようなコミュニケーションをするためには、Web会議システムが有効です。
企業への導入が多い代表的な4つのオンライン会議ツールをご紹介します。

■Whereby(HeaRも使ってます!)

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画像出典:Whereby公式サイト
Wherebyは、ブラウザ上でWeb会議を行えるツール。URLをクリックするだけで、ユーザー登録をしていない参加者とも会議を行える利便性が特徴です。
無料アカウントでは同時に4人まで、プランによっては同時に12名の会議参加も可能で、スクリーンの共有や会議室(チャットルーム)のロック、カスタマイズなどの便利な機能を多く備えています。

■Zoom(HeaRも使ってます!)

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画像出典:Zoom公式サイト
無料でも最大40分、最大100人までのグループ会議を行えるうえ、1対1のミーティングは時間制限なく使えます。とにかく高画質・高音質です。多くのweb会議ツールはメン バー全員のログインを必要としますが、zoomがそれを要求するのは主催者のみ。参加メンバーは主催者から 告知されたURLをクリックするだけで、すぐに会議を始めることができます。アプリインストールが必要なぶん通信が安定しており、モバイルアプリも使いやすく評判。ウェビナー向けプランがあり、新型コロナウイルス感染拡大の影響により注目度が急上昇しています。

<費用>
基本プラン:サインアップは無料
プロ:2,000円 すべての基本機能、全ミーティング規模時間制限無し、ユーザー管理、管理者機能コントロール、レポーティングなど
ビジネス 2,700円:すべての基本機能、専用電話サポート、管理用ダッシュボード、業務用導入のオプション、カスタムメール、クラウド記録トランスクリプトなど
企業 2,700円:すべての基本機能、最大1,000名の参加者、無制限のクラウド保存、専用おカスタマーサクセスマネジャー、エグゼクティブ事業レビューなど

■Skype 

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誰もが知っているSkype。複数のメンバーで簡単に音声チャットやビデオ会議が行えるツールで、スマートフォンア プリも完備しています。PC、携帯、タブレットの他に、xBoxやアレクサにも対応。分割ビューで複数の人を混同することなく同時チャットが展開できたり、スマートフォンでの画面共有に対応できたりといった機能もあります。

<費用>
無料

■Google hangout

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画像出典:Google hangout公式サイト

Googleが提供しているコミュニケーションツールです。LINEのようにチャットやグループチャット、ビデオ 通話、音声通話などが利用できます。Googleアカウントを持っている人なら誰でもすぐに利用できます。G Suiteにサービスの一環として含まれており、Googleカレンダーとも連携可能。大人数にも対 応しているので、会社として利用しやすいツールです。

<費用>
Googleハングアウトは、基本的には無料で使うことができますが、G Suiteの発行に別途料金がかかります。


2.ビジネスチャット(社内チャット)ツール:スピーディーなコミュニケーションを実現

テレワーク時は、オフィスにいなくても社内コミュニケーションが可能な環境を整える必要があります。そこで、迅速に意思疎通ができるビジネスチャット(社内チャット)ツールの普及が進みました。メールと違って宛先と件名を入力して、本文は用件だけでなく時候の挨拶や署名などの入力が必要なく、いわばビジネス版LINEのようなものです。
Eメールよりも気軽に連絡が取れるため、チーム間でのコミュニケーションを活性化することができます。
企業への導入が多い代表的な4つのビジネスチャットをご紹介します。

■Slack (HeaRも使ってます!)

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画像出典:Slack公式サイト

シンプルなデザインはUIに優れていて、ビジネスチャットツール初心者の企業でもスムーズに導入できます。1対1のコミュニケーションはもちろん、​チーム別、プロジェクト別、 顧客別など、組織に適したスタイルでチャンネルを作成することができるので、複数のタスクを並行して進めたり、雑談も交えたりと、より多くのメンバーと関わりながら仕事をするのに適しています。

このようにオリジナルのスタンプも作成可能のため、単純な業務連絡以外でも雑談を交えながら社内コミュニケーションを活性化するための一助となります。
SlackはGoogleドライブやDropboxなどのフォルダ共有サービスをはじめ、1,000以上の外部ツールとの連携が可能です。
<費用>
・スタンダード:年払い850円/人/月、月払い960円/人
・プラス:年払い1,600円/人/月、月払い1,800円/人
・Enterprise Grid:お問い合わせ


■Chatwork (HeaRも使ってます!)

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画像出典:Chatwork公式サイト

ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツール。導入企業20万社を突破し、多くの企業から支持されています。​テキストコミュニケーションが主な機能となっていますが、ファイル共有機能、タス ク管理機能、音声通話やビデオチャットも搭載されており、また共有したファイルは全てクラウド で管理されるので、メンバーはいつでも引き出すことが可能。クラウドストレージとしても機能してくれます。

<費用>
・フリー:月額0円/人(チェットルーム開設数に制限あり)
・パーソナル:月額400円/人
・ビジネス:月額500円/人、年間契約417円/人/月
・エンタープライズ:月額800円/人

■Workplace by Facebook

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画像出典:Workplace公式サイト

Facebookが提供しているビジネスチャットツールがWorkplace by Facebookです。インターフェースや使い方はFacebookに似ているため、普段からFacebookを利用している人はスムーズに導入できます。
しかしながら、個人で使うFacebookとは異なり、ビジネスに特化した機能が充実しています。チャットだけでなく、グループ内での情報共有、タスク管理、組織図、ビデオチャットなどを使うことができます。G-Suite、Office 365、Zoom、Dropboxなどとも連携が可能。46言語への即時翻訳機能もあり、Facebookの強みを生かしたビジネス版チャットツールになります。

<費用>
・スタンダード:無料
・アドバンス:月額$4/人

Talknote

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画像出典:Talknote公式サイト

Yahoo!JAPAN、KDDIなど大手企業をはじめ、導入企業2万社を突破したTalknote。タイムライン、グループ、メッセージの3つの伝え方ができ、シンプルに設計されている使いやすい社内SNSです。タスク管理、メール連携、ファイル添付、既読・未読など必要な機能を備えています。

<費用>
初期費用+基本プラン(月額)+オプション
具体的な料金についてはお問い合わせください。

3.ストレージサービス:ストレスフリーなファイル共有を!


多種多様なファイルを保存しておくためのサービスです。
リモートワークに限らず利用企業が増えていますが、代表的なサービスをご紹介します。

■Dropbox (HeaRも使ってます!)

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世界40万社以上で導入されているオンラインストレージサービス。スマートフォンやタブレットでもアクセス可能です。

<費用>
Standard:1500円/月(1ユーザーあたり)
Advanced:2400円/月(1ユーザーあたり)
年間払いの場合もっと安くなります。

■Googleドライブ(Google one)

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Googleドライブはもはや定番のツールですね。ビジネスプランのG suiteでは、たった月600円/1ユーザーで、30GB +Googleドキュメントやスプレッドシート、カレンダーなどのほとんどのGoogleアプリをチームで共有して使うことができるので、コスパが良いとも言われています。無料版GoogleDrive、有料だとGoogle Oneになります。

4.テキスト共有・議事録・オンラインホワイトボード:オンラインで議論をスピーディーに


メモや文章を共有したり、会議で議事録を残すときに便利なツールです。活用すれば、オンライン会議で話しながらリアルタイムで議事録を作成することができます。ホワイトボードより書くスピードが速く、文章を消したり、移動したりすることが容易なので、非常にスピーディに議論を整理できます。

DropBoxPaper (HeaRも使ってます!)

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画像出典:Dropbox

作成されるドキュメントにはページの概念はなく、Webページのように縦長です。文字の装飾や画像/動画の挿入、表やタイムライン・To-doやコメントなどが挿入でき、ドキュメントベースのコミュニケーションを行えます。
リアルタイムで編集しているのが共有している他者にも見えるため、滞りなく会議の議事録を入力することも可能です。

<費用>
無料

■Google ドキュメント (HeaRも使ってます!)

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画像出典:Google

テキスト入力だけでなく、図形描画やリンクの追加なども可能。Wordによく似た構造で、Word慣れしている 人には特に人気です。リアルタイムが誰が閲覧しているか、誰が編集しているかがアイコンでわかるので、 チームの情報共有ツール向き。スマートフォン用のアプリも提供されています。

<費用>
無料

Evernote

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画像出典:Evernote公式サイト

ノート、ボイスメモ、写真などあらゆるものを記録できます。作成したノートにあらゆる情報を貼り付けることができるので、個人のメモとしても多くのユーザーに活用されています。作ったノートは誰とでも共有できますので、議事録、 Web ページ、プロジェクト、ToDo リストとして有効です。タスクや締め切り管理機能がついていますので チームでの記録共有にも活用できます!

<費用>
ベーシック:無料
プレミアム:600円/月
EVERNOTE BUSINESS:1,100円/月(1ユーザーあたり)


Miro(HeaRも使ってます!)

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画像出典:Miro公式サイト
オンラインホワイトボードサービスという言葉の通り、ホワイトボードを使って実現できる様々なことをオンラインで実現できます。
miroは、リアルタイム性、柔軟性などがとても良いです。ブレストする際のテンプレートも用意されているので、会議が充実したものになることでしょう。オンラインで誰かと作業を進めたり、手書きでなくても伝わる図が簡単に書くことができます。

<費用>
無料:ほとんどの機能が使える
有料:ビデオチャット機能が加わる

5.タスク管理ツール:楽々と漏れなくタスク管理を実現


個人やプロジェクト単位でタスクを管理するツールです。こちらもリモートワークに限らず利用されていますが、ホワイトボードにタスクを張り出したり、プロジェクトのスケジュールを壁に張り出すといった運用をしている場合は、導入を検討してみると良いでしょう。

■Trello (HeaRも使ってます!)

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画像出典:Trello公式サイト

インターフェースには、タスクをカードに見立て、動かしながら視覚的にタスクを管理することができる「カンバン方式」を採用。カードには、コ
メント・添付ファイル・期限・メンバーなどの情報を追加し、タスクの数だけカードを作成し、進行状況にあわせてリスト間を移動することができます。カードをラベルで分類したり、カード内でチェックリストを作ったりも可能で、比較的少人数のプロジェクト向きです。簡単に公開範囲を変更できるため、様々な規模のプロジェクトで活用できる点も魅力的です。

<費用>
無料〜
Business Class:$9.99/月/ユーザーあたり
Enterprise:$20.83/月/ユーザーあたり

■Asana

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画像出典:Asana公式サイト

カンバンとカレンダーをスイッチしながらタスクを可視化できるAsanaは、複数人で実施するプロジェクト向き。Likeボタンやコメント機能があり、Asana内でコミュニケーションをとることができます。
連携機能も豊富で、SlackやGoogle Calenderなど数々のツールと連携可能です。

<費用>
Basic:無料
Premium:1200円/月 /ユーザー (年間払い)
Business:2700円/月 /ユーザー (年間払い)
Enterprise:お問い合わせ次第

6.バーチャルオフィスツール:オフィスがそのままオンラインへ

リモートワークに特化したコミュニケーションツールとして、バーチャルオフィスツールがあります。
特定メンバーで構成されていたクローズドな従来のグループチャットと異なり、仮想的なオフィスに在席する社員がお互いの存在を認識し、自由に集まって話をすることができます。
特に、誰と誰がコミュニケーションをとっているかを可視化し、各自の意思で任意の会話に参加できるようにすることで、組織の一体感やチームワークが生まれやすくなります。
本格的にリモートワークに取り組みたい場合や、働く場所による不公平感を解消したい場合には、非常に効果的です。

Remotty

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画像出典:Remotty公式サイト

「離れていてもオフィスと同じコミュニケーション環境を実現。」というコンセプトで作られた、バーチャルオフィスツール。カメラで顔を自動撮影して共有する機能や、各メンバーが自由に集まって雑談できるチャット機能が大きな特徴です。オンライン会議ツール連携や掲示板の機能も備わっており、リモートワークに必要な機能が集約されていて、とても便利です。

<費用>
月額無料プラン〜

Sococo

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画像出典:Sococo公式サイト
実際のオフィスを上から眺めたような操作画面が特徴的なバーチャルオフィスツールになります。自分のアバターを操作し、文字や声、映像で従業員同士のコミュニケーションを取ることができます。アバターが仮想オフィス内にいるので、オフィスにいなくてもまるでオフィスにいるかのような感覚でコミュニケーションがとれるのが特徴です。

<費用>
2500円/月/1ユーザーあたり

7.オンライン商談ツール:対面と変わらない商談を

基本的には『1』で紹介したオンライン会議ツールを参考にしていただければと思いますが、オンライン商談に特化したツールもあるので、ご紹介します。

■ベルフェイス

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画像出典:ベルフェイス公式サイト

日本で一番使われているオンライン商談システムと言われるベルフェイス。ベルフェイスは、導入した企業からの評判も良く、楽天やリクルートなどの大手からベンチャーまで、BtoB企業を中心に急速に普及しています。
営業側にのみ表示される資料のトークスクリプト機能もあり、オフラインに比べていざとなった時に資料やカンペがある状態のため商談率も向上しやすくなります。

<費用>
期間限定で、コロナウイルスの影響に伴い無料で利用が可能です。

8.クラウドPBX:スマホ内線化でコスト削減

クラウドPBXとは、構内に置いていたPBX(Private Branch eXchange:構内交換機)をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行うことで、従来の電話環境を改善することができるサービスです。場所を選ばずに電話環境を構築できるほか、設定もWebブラウザやアプリケーション上で簡単に行うことがでる点が特長です。

■Arcstar Smart PBX

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1,000名以下の中堅や中小規模向け。PBXやビジネスフォンなどの通信設備の購入やメンテナンスの負担を削減するとともに、オフィス外での外線での受電などで多様な働き方の実現ができるクラウドPBX。転送やグループ着信などの設定変更はWeb上で簡単に設定可能。

<費用>

・初期費用(新設工事費)10,000円
・契約基本料 月額5,000円
・ID利用料 月額500円/ID。
・外線サービスや端末レンタル料など別途要

■ひかりクラウドPBX

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画像出典:ひかりクラウドPBX公式サイト

オフィスのPBX/ビジネスフォン主装置のクラウド化により、IP-Phone、PC(ソフトフォン)、スマートフォンなどデバイスフリーで内線通話を利用でき、どこでも無料で内線通話が利用できます。また、携帯電話会社(キャリア)を問わず利用できるので、契約キャリアがバラバラな社員のスマホでも利用可能です。

<費用>
・月額10,000円(10IDパック)~。
・初期費用や工事費などは別途。

9.業務時間管理ツール:正確な勤怠管理を実現

リモートワークではカードリーダーを使って入退室の時間を確認したり、ちょっと作業している様子をのぞいてみるといったことが困難です。そのため、管理者は「いつ作業しているかわからない」「本当に作業しているか心配」といった懸念を持ちやすくなります。また、作業者にとっても「頑張りが伝わらない」といった問題も出てきます。オフィスワークを前提としたタイムカードは多くありますが、ここではリモートワークのニーズに合わせて、時間計測と業務見える化に特化したツールを紹介します。

ジョブカン

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画像出典:ジョブカン公式サイト
ジョブカンでは、勤怠管理に合わせて社会保険や雇用保険の書類を自動化できるなど、様々な労務管理に対応することが可能です。豊富な打刻方法で自動集計され、給与計算ソフトとの連携もあり、テレワーク導入による各書類の手続きや管理業務の負担を減らすことができます。

<費用>
初期費用0円、月額216円〜人

■jinjer勤怠

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画像出典:jinjer勤怠公式サイト

jinjer勤怠はマルチデバイス対応しており、簡単に導入・利用できます。PCやスマホ・タブレットはもちろん、チャットツールやGPSを利用した打刻が可能です。データはリアルタイムで反映。管理者の負担まで考えられたシステムとなっています。

<費用>
初期費用0円、月額300円〜人

10.電子契約:印鑑、紙一切不要!オンラインで契約を完結

電子契約とは、電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、企業のサーバーやクラウドストレージなどに電子データを保管しておく契約方式を言います。

■クラウドサイン (HeaRも使ってます!)

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画像出典:クラウドサイン公式サイト

弁護士ドットコム株式会社が運営していることで人気のある「クラウドサイン」。契約にまつわるすべてのやり取りをクラウド上で完了できるため、紙でのやり取りより大幅に手間やコストを削減できます。印紙料・膨大な契約資料に使用する紙の節約になります。

<費用>
スタンダードプラン:10,000円/月〜
電子サイン別途料金発生

■Agree

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サービスオーナーと取引先の区別なく、ユーザー企業はそれぞれのアカウントと電子証明書で、誰とでも電子契約を締結することができます。3社間契約にも対応しています。特に電子証明書を用いた本人確認機能を備えているのは、現状Agreeのみでセキュリティも万全です。

<費用>
Standardプラン:10,000円/月
Businessプラン:20,000円/月
電子サイン別途料金発生

11.VPN:社内と同様の環境を提供

VPN (Virtual Private Network、仮想専用線)とは、社内で使用しているPCやタブレットを社外に持ち出し、インターネット回線からVPN経由で社内LANに接続する方式です。イメージとしては、会社から長いLANケーブルを自宅にひいて繋いでいるような状態です。遠隔地からでも、社内からアクセスできるファイルサーバーや業務システムに全てアクセスできます。

■PacketiX VPN

PacketiX VPNは、ソフトイーサが提供するVPNソフトウェアです。
リモートアクセスから拠点間接続通信までを容易に実現可能な「PacketiX VPN」。PacketiX VPNでは、NATやHTTPプロキシ等の配下にあっても、これらの障壁を意識することなくVPN構築が可能です。
また構築したVPNは、レイヤ2ネットワークとして実現されるため、利用するアプリケーションやプロトコルに制限がなく、ルーティング変更が不要な環境も容易に構築可能です。

<費用>
・Standard Edition(小規模企業向け) :95,000 円
・Professional Edition(中規模企業向け)  :150,000 円
・Enterprise Edition(大規模企業向け):600,000 円
※製品ライセンス (無期限)+ 1 年間サブスクリプション契約

■beat

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富士ゼロックスが提供する『beat』ネットワークコミュニティー全体のトラフィック、各拠点の情報や設定などに関する集中管理にお役立ていただけます。ブランチライト拠点側にブランチライト用小型タイプのbeat-boxを採用し、省エネ、省スペース、低コストを実現。手軽にインターネットVPNを構築したい場合におすすめです。

<費用>
・beat/active 基本サービス 12,800円/月
・beat/active VPN接続サービス 1,000円/月
・beat リモートアクセスサービス 3,000円/月

さいごに

弊社は、テレワーク移行支援、CX/EXコンサル、採用マーケティング支援を行なっております。
「実施したいけど、リソースが足りない」
「オンラインで採用活動や研修を完結させたい」
「ノウハウがなくて、どうすればいいか困っている」
という方は是非ご連絡ください!

▼テレワークへ移行中・移行を検討中の企業様限定で無料の相談会を行なっております。

■サービス提供一覧
・文化作り
・従業員管理
・コミュニケーション
・業務環境
・業務のモバイル化
・クラウド化
・クラウドサービス
・セキュリティ管理
・採用
・母集団形成
・採用ブランディング
・採用広報
・CX強化
・web面接ツール
・テキストコミュニケーション
・研修
・オンボーディング
・営業
・助成金申請

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今日も青春!
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我々HeaR inc.は"青春"という言葉を大事にしています。 青春の大人を増やすために、リモートワーク導入支援や企業の採用力(CX)やEXの向上支援を行なっています。 「仕事って楽しいよね」「仕事は青春だ!」という価値観の仲間しかいません。さあ、一緒に青春しませんか?

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