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面接時の採用CXを改善するためのポイント10選 ー米国から学ぶ採用CX#01ー

買い手市場から売り手市場へと変わりつつある採用市場。

採用は年々複雑化し、母集団形成だけでは上手く採用できない企業も増えてきました。

そこで注目を浴びているのが採用CXです。

ところで、採用CXとは?
と思っている方も多いと思います。採用CXの解説については、こちらをチェックしてください。

米HR Tech系企業であるCarrerArc社の調査によると、60%の候補者が「採用プロセスにおいて不満を抱いた経験がある」と答えています。そして、不満に思った候補者の72%が「その不満をだれかに共有している」ことが分かりました。 

候補者にとって面接は、採用プロセスにおける企業と数少ないオフラインでの接点となります。
そのため、面接での採用CXが最重要ポイントになります。

そこで今回は面接における候補者とのタッチポイント(接点)を弊社の事例を織り交ぜながら10個ご紹介します。

10個のタッチポイントは下記になります!

1. 面接前の候補者とのメールのやりとり
2. 候補者のお出迎え
3. 候補者が早く到着してしまった場合
4. アイスブレイクについて
5. 面接時の質問
6. 不採用通知の際には
7. 次回選考への通知
8. フィードバックについて
9. 最終面接では
10. 内定を伝える時

1.面接前の候補者とのメールのやりとり

候補者からのお問合せやメールにはできるだけ早く対応しましょう。
候補者は連絡が遅い「不安に思う」「不信感を抱く」傾向があります。

米HR Tech系企業のTalentegy社が2019年に実施した調査によると、会社とのコミュニケーションで25.7%が「とても不満」、37.5%が「不満」に感じていることが分かりました。候補者に素早い連絡を心掛けることが不安解消になり、面接や採用を成功させることに繋がります。

では、メールの文面ははどんな内容であれば採用CXが向上するのでしょうか?
大きく分けてポイントは2つです。

・「情報の開示」
・「候補者へのリスペクト」

<情報の開示>

候補者には日時・場所・所要時間・選考フロー・会社情報・担当者・会社へのアクセス方法等に関する全ての詳細情報を事前に送りましょう。しっかり面接前段階から候補者に対し、情報をオープンにしていきましょう。

<候補者へのリスペクト>

候補者は、受かるかどうかわからない会社のために時間を割き、足を運びます。興味を持って応募をしてくださったことへのお礼と候補者への興味を示すことで、候補者に対ししっかりとリスペクトを示していきましょう。

また、弊社では採用ピッチ資料(会社紹介資料)を事前送付しています。面接前に採用ピッチ資料を読んでもらい、会社のことや求める人物像について理解を深めてもらうことが狙いです。
それが結果的にスクリーニング効果(約30%の候補者からお断りのご連絡)を生み、入社後のミスマッチ減少に繋がります。
情報のオープン化こそ、候補者が会社を信頼するための方法の一つです。

採用ピッチ資料について詳しく知りたい方はこちら!


2. 候補者のお出迎え

候補者が会社に到着したら暖かく迎えてあげましょう。面接会場に案内後、飲み物を提供し候補者の緊張を解いてあげて、安心してもらうように努めましょう。

弊社は「青春な大人を増やす」ことをビジョンにしています。そこで、青春な飲み物として「ポカリスエット」を提供しています。自社のイメージができる特徴的な物品提供も「覚えてもらう」ための一つの施策です。

3. 候補者が早く到着してしまった場合

候補者が面接予定時間よりも早めに到着された場合は、採用ピッチ資料や会社のパンフレットを読んでもらいましょう。また、会社紹介ビデオや社員インタビュー動画などを見てもらうこともいいでしょう。面接前に候補者が「会社で働く」イメージができるように工夫をしてあげます。もし、お手隙の社員さんがいれば、オフィス案内をすると、候補者の働くイメージがより鮮明になります。

しかし、ここで注意です。それは面接時間がこちら都合で遅れてしまうことです。候補者も予定があるかもしれないので、会社都合での遅参は絶対にないようにしましょう。


4. アイスブレイクについて

弊社はアイスブレイクで共通点探しゲームをします。心理学では「類似性の法則」といい、人は自分と共通点を持つ人に親近感を覚えるのです。その結果、素直な思いや考えを聞くことができます。また、候補者だけでなく面接官の緊張もほぐすことができるのが特徴です。

1分間で見つけた面接官と候補者の共通点の数をランキング化して、毎回候補者と一緒に記録にチャレンジしています。
ちなみに、弊社の最高記録は1分間で5共通点です。

共通点探しゲームのリンクを貼っておきますので、是非、一度試してみてください。

その他にも、様々なアイスブレイクの施策があるので、自社に合うものを見つけましょう!


5. 面接時の質問

 面接時はこちらからの一方的な質問になりがちですが、それは候補者が企業の情報を知ることにはなりません。企業が候補者を選んでいるのと同様に、候補者も会社を選んでいます。その意識を常に持ちましょう。候補者から質問を引き出すことは会社の魅力を伝えるチャンスです。 候補者の質問で、自社のどこに興味を持っているのか分かり、その人の志望度合いを理解することができます。 弊社の採用面接では最初に採用ピッチ資料について質問を行います。その質問の量や質から候補者の自社に対する興味度合いが測れます。

 6. お見送り通知の際

金曜日の午後や長期休暇(お盆休暇、年末休暇など)の前にお見送りメールは送信しないでください。候補者の週末や休日を台無しにして、会社への印象が大変悪くなります。

また、お見送り通知はできるだけ個人に寄り添ったものにしてください。候補者は、テンプレート化された内容よりも、今回ご縁が無かった詳細な理由や建設的なフィードバックを高く評価します。そして、採用できなかった理由は自社にある(力不足)であることを伝えることが重要かと思います。
不採用は候補者に対し、企業側がポジションを提供できなかったとも捉えられます。

弊社ではこのようなお見送りメールを出しています。

HeaR inc.採用担当の〇〇と申します。
この度は弊社へご応募、来社いただきまして、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、弊社として〇〇 〇〇さんがスキルアップできる環境をご用意するのは難しいのではないかという結論に至りました。
ご足労いただいたにもかかわらず、このような形となってしまい、大変申し訳ございません。
数ある企業の中からスタートアップである弊社を選んでいただきありがとうございました。
末筆ながら、〇〇 〇〇さんの益々のご活躍をお祈り申し上げます。
※応募頂いた情報につきましては、個人情報保護法に則り適切に取り扱います。
一定期間保管後、責任を持って適切に破棄いたします。

お見送りメールは他社と良い意味で差別化ができて、会社のブランド強化に繋がります。確実に内定通知メールよりも多くのお見送りメールを送信しますが、それを受けた全ての候補者は将来の仲間(候補者、従業員、顧客など)になる可能性もあります。


7. 次回選考への通知

次回選考に進む候補者には決定事項や日程調整等について直接連絡をしましょう。候補者にポジティブな連絡を行うことは悪い事など1つもありません。

しかし、注意があります。もしどうしても直接やりとりができず、メールで連絡するときは日程調整に何往復もかけないようにしてください。やりとりのストレスが会社の印象を下げることになります。

8.フィードバックについて

会社の印象を向上させるには、様々な方法があります。その1つが会社と候補者の相互フィードバックです。会社から候補者にフィードバックをする場合は、面接で何が良かったのか、何が期待を下回っていたのかを適宜伝えるようにしましょう。

また、候補者側からのフィードバックも大事にしてください。そのフィードバックは採用プロセスを改善するための情報の宝となります。自社の魅力が的確に伝わっていたか、候補者が不安に感じた部分はどこだったかを知る唯一のチャンスです。
Talentegy社の調査では、39.8%の候補者が「全くフィードバックを聞かれてない」と回答し、35.8%の候補者が「ほとんど聞かれない」と回答しています。
しかし、不思議なことに候補者は発信したいと思っているのです。なんと、68.5%の候補者が「選考体験を共有したい」と答えています。

弊社でも、面接後にアンケートの回答をお願いしています。その意見を参考に面接の質問内容や採用ピッチ資料の改編をしています。

以下の項目はエンジニアのとある選考フェーズにおける一部抜粋です。

1.弊社の選考を友人または知人にどの程度薦めたいと思いましたか?
2.面談前に両者の期待値の擦り合わせはできましたか?
3.面接官は話しやすい雰囲気づくりに努めましたか?
4.面接官は自らの質問に対して明確に分かりやすく回答しましたか?
5.面接官は自らを理解しようという意図で質問をしましたか?
6.弊社は技術やプロダクトに関してどの程度敏感だと感じましたか?
7.エンジニアや技術に対する考え方について共有してもらいましたか?
8.エンジニアとして働きやすい環境だと感じましたか?(労働環境)
9.評価制度について理解することができましたか?
10.他社との違いを感じることが出来ましたか?


9. 最終面接では

最終面接で好印象に感じた候補者にはオフィス案内をして、メンバーを数名紹介しましょう。
候補者に社員の一員だと感じてもらい、会社で働くイメージをより鮮明なものにしていきましょう。

弊社では1日体験入社を実施しています。実際に業務を行い、メンバーと会話をすることで、職場の雰囲気を体験してもらうことが目的です。それが、入社後の離職率低下にも繋がっています。


10. 内定を伝える時

候補者と会社にとって内定通知は採用プロセスの中で一番大きなイベントです。内定通知は会社からすると新しく仲間を受け入れる愛の証です。

候補者にとっては人生の節目を飾る大事な場面になります。そのため、内定通知時には歓迎していることを率直に伝えてあげましょう。

弊社では、内定通知時にケーキを用意して、ケーキプレートに「〇〇さん 内定だよ!!」と書いたものをサプライズとしてお渡ししています。

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それが「心からあなたを歓迎している」ことを伝える愛のパフォーマンスになります。

もし、候補者が内定辞退しても、確実に候補者は貴社のファンになります。
候補者が内定承諾してもしなくても、会社は気持ちよく候補者を迎える体勢があることを伝えることが1番大切です。


面接以外にも候補者とのタッチポイントが弊社調べで108個ありました。

気になる方はこちらから無料で108項目をダウンロードすることができます。


まとめ

面接時での採用CXを向上する10個のポイントはいかがでしたでしょうか?

採用CX向上の意義を感じていただけたでしょうか?

- 採用CXを行う上で、何から手を出せばいいのか分からない
- 採用CXの重要性は理解できたけど、自社だけでを向上するためのリソースが足りない
- 自社の採用プロセスの中でCX観点の課題が見つからない

等々、採用CXについてお困りの会社がございましたら、お気軽にご相談ください!

一緒に自社のファンになってくれる候補者を増やしていきましょう。

そして、HeaRでは、CX改善SaaS(β版)の事前登録を開始しました。
リリースに先駆け、特設サイト(https://hear.co.jp/hear-lp/)を公開しました。
当サービスは自社のCXスコアを見える化し、採用フローのボトルネックを改善していくことで採用力向上を目指します。

ぜひ、この機会にご応募ください!

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採用マーケティング支援のHeaR inc.です。 我々は"青春"という言葉を大事にしています。 「仕事って楽しいよね」「仕事は青春だ!」という価値観の仲間しかいません。さあ、一緒に青春しませんか?
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