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【テレワーク攻略note】チームワークやEXを高めて成果を出す組織になるためには?

現在日本に限らず全世界でコロナウイルの拡大により、リモートワーク(テレワーク)を推奨、あるいは原則対応としている企業が多くあります。

しかし、リモートとなると社員のモチベーションが低下しやすい、組織への思いが薄れやすいといった課題があります。
また、対面でのコミュニケーションが計れない分、同僚や組織への不信感や不満が生じやすく結果的にEX(Employee Experience=従業員体験)が悪化するといった問題もあります。
リモートワークにおける弊害は心理的負荷が大きいのと同時に、EXもエモーショナルな部分も大いに関係してくるのが、特徴です。
そのためリモートでも従業員体験を向上させ、結果エンゲージメントの改善を図り組織として勝ち残っていかなければなりません。

従業員が成果を出すまでに大まかにこのような流れがあります。

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EXは従業員体験で、施策を通して、その場面ごとに感じる感情。そして、エンゲージメントはその後の継続的な心理状態のイメージになります。場面ごとにEXが高まれば、従業員満足度が高まる時間が長くなり、心理的に安定し、自社への帰属意識や貢献意識が高まります。よって、定着率や生産性向上につながります。
そこで今回は、それらの課題をどのように解決し、オンラインでのEX(従業員体験)を向上させるのかお伝えします。

リモートワークによる組織への弊害と解決策

ここでは、リモートワークにおける起こりうる弊害とそれらの解決策をご紹介します。


①成果や進捗管理/把握の難しさ

勤務場所が物理的に離れていることにより適切な管理や進捗が把握しきれないという弊害です。従業員の働きぶりが見えない中で時間対成果が見えづらくなるので、結果的に成果が出づらくなるといった課題もあります。
見えないのであれば進捗を可視化するか、ある程度の自己管理(セルフコントロール)に委ねることも重要です。
では、どのように進捗管理を行なっていくかになりますが、弊社の場合は、

・オンライン朝礼(タスクや1日の動きの確認、優先順位の見直し)
・ガントチャートやタスク管理シートによる業務と進捗の可視化
・カレンダーの有効活用
・日報/号砲提出

を行なっております。

・オンライン朝礼
もともと朝礼制度があったのですが、リモートワークに移行してからは、完全オンラインで開催しています。
すっぴんの女性社員は朝はカメラオフの場合が多かったりします。顔出しは強制はしていません。
ここではあくまでも進捗管理や1日の動きを固めることが目的のためです。また、もともと予定していた計画や優先順位の見直しを行い、万全な体制で1日のスタートを切れるようにしています。
朝礼では、1日の動きを共有した後に、タスクの漏れがないように、Trelloというタスク管理ツールを全員が開いて、今日すべきことをすべて口頭確認まで行います。

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「Today」の部分を見ながら、今日のお互いのタスクを把握します。

・ガントチャートやタスク管理シートによる業務と進捗の可視化
上記のTrelloに加えて、プロジェクトごとの進捗管理はガントチャートを活用しています。

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このように、いつまでに/誰が/何をやるのか/進捗はどうなっているのかが一目でわかるようにしています。
どのタスクが遅れているのか、誰のリソースが余りそうなのかがわかるので、とても便利です。

・カレンダーの有効活用
カレンダーに1日の動きを入れておくことで、誰が今クライアントとMTG中なのか、誰に話しかけても大丈夫なのかがわかります。スピーディーに相談したいときは、カレンダーを見て、電話をかける人もいるので、「相手が今何をしているかわからないから相談しづらい」という懸念点を徹底的に排除しています。

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こんな感じなので、1on1以外は基本的にいつでも連絡してきていいよというのがわかります。

・目標や日報提出
日報を取り入れている企業は多いですが、本日の目標を取り入れている企業は珍しいかもしれません。
このように、朝の時点で全社にわかるように成果目標と行動目標を公開します。
この目標を書き出すことによって、終業時にどれくらい達成できたのかを日報で振り返ることができます。

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②不信感が生まれやすい

リモートワークでは、物理的に離れた環境で複数の人やチームが効果的に分業、あるいは協業する必要があります。オフィスで働くことに比べると、お互いの顔が見えない環境なので、お互いの状況が把握しづらく、結果「迷惑かもしれないし相談しづらい」といった弊害が起きてしまいます。
また、「サボっていないか心配になること」「業務の進捗が見えないこと」といった同僚への不信感も課題として上がります。このような仲間や同僚への信頼が欠如すると心理的負荷により、EXは一気に悪化すると考えられます。

①の項目挙げた解決策でだいたいはカバーできますが、それでも組織力を向上させ、一体感を醸成したい場合は1日の中でタッチポイントを増やしたり、コミュニケーションの回数を増やすことをお勧めします。
弊社では、1日最低3回WEBで顔を合わせる機会があります。
①始業時の朝礼
②14時の雑談タイム
③終礼

①始業時の朝礼は各チームごとに行います。
に関しては、ちょうど眠くなるタイミングを狙ってスタートしました。ここでは、雑談や業務上の相談ができるように15分前後で開催しています。
この14時のMTGに関しては、クライアント様との打ち合わせがあるメンバーもあるので、基本的に任意参加としています。各々バーチャル背景も用意して楽しく開催しています。

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③終礼
これは、基本的に全メンバーが参加します。チーム関係なく全員の1日の振り返りを短く共有します。
このように1日3回顔を合わせると、一緒に仕事した感じもありますし、信頼や安心感につながります。
このように、接触回数を増やすことでザイオンス効果(単純接触効果)というものが生まれます。
アメリカの心理学者ロバート・ザイオンスによって、1968年に論文で発表されたのがザイオンス効果です。
彼は学生を対象にさまざまな実験を行いましたが、そのときに出た結論が「接触回数を多くすればするほど、その人は好感を抱くようになる」というものです。
人間関係においては「熟知性の原則」とも呼ばれ、会えば会うたびに、知れば知るほどに好意を持つ、信頼に繋がるとも言えるでしょう。また、これは、顔を合わせるだけでなく、電話やメール、チャットでも有効だと言われています。弊社の場合WEBMTGのみならず、チャットも活発的に活用しています。
また、チャットへのレスが遅れるあるいは集中モードや、休憩に入る場合は、リモート専用のチャットルームを開設し、このように告知しています。

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③心身ともに不調をきたしやすい

■フィジカル面
通勤がなくなって楽かと思いきや、意外と身体の疲労を感じる人も多いことでしょう。
オフィスにいけばオンで、自宅に帰ればオフ。通勤時間がオンとオフのスイッチになってるのですが、リモートワークだとそのスイッチがなくなる。
また、家で働いていると、ついつい働きすぎてしまうという人もいます。家だとダラダラしそうと言う人もいますが、むしろ働きすぎてしまうことの方がケースとして多いし、危ないのは働きすぎの方になります。もしオフィスだったら残業を続けていても、周りが帰って行って、自分一人になってしまったら、早く帰ろうという気持ちになります。リモートワークはいつまでも仕事ができるのに加えメリハリがなくなってくるので、結果的に体調不良をきたしやすくなります。
これは、企業側よりも個人に任せられた自己管理の範囲ではありますが。休息の重要性や休むことに関する罪悪感を取り除いてあげるような声がけが必要です。

■メンタル面
オフィスにいけば周囲に働いている人がいるから、自分も働こうという気になるというのはあるのは一定効果はあります。それに、どこかの組織や集団に属したいというのは、マズローも安全欲求の次にくるのが所属欲求だと定義しています。しかし、リモートワークはこの所属欲求が薄れやすく、孤独を感じ結果的にメンタルの不調をきたしやすくなります。
孤独を感じてしまうのは、他の人の様子が見えないからだ。見えないものは想像で補うか、可視化させることが重要です。
可視化に関しては先ほどもご紹介しましたが、可視化してもやはりメンタルの不調を完璧に防ぐことは困難です。
そもそも、業務設計や社員が活躍したりするためのEX向上には、従業員の心理を事細かく事前に分析して対処を行なっていく必要があります。
特に見えずらいが多くの問題となりうる感情面/メンタル面というのはしっかりとしたケアやフォローが重要になってきます。
ただ、話を聞くだけでなく、今メンバーがどのようなフェーズに置かれているのかを把握し、施策を行なっていくことが重要になります。

そこで有効なのが、『リモート版』エンプロイージャーニーマップの設計です。
エンプロイージャーニーマップとは、従業員が入社してから退職するまでに企業の中で経験するであろう一連の出来事を、時系列順に可視化したものです。
各フェーズにおいて、従業員の希望することをキャッチし、それに対する向上施策とともに、どのような心理状態になればよいのかを書き出します。そうすることで一貫性のあるEXを提供することができます。
EXの中にも下記のようなフェーズが存在しますが、例えば『業務』においては、

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<従業員の希望>成長して成果を出したい
<起きやすいトラブル/遭遇する困難(現在自社の課題となっている部分)>
・他社よりも高いノルマやスキルを求められ、挫折しやすい
・リモートワークによる孤独感を感じやすい状態になる
<リモートEX向上施策>
・オンライン1on1を定期的に開催する
・日報システムを導入し、日々の進捗や心理状態を可視化し、フォローする
・オンライン飲み会やランチ会の定期開催
・規則正しい生活を送るよう啓蒙し、休息の重要性を示す
<得られる心理状態>
・思いを表出することで、業務にも反映され、働きやすい!
・孤独感がほとんどない
<KPI/評価基準>
・やりがいを表出している
・自社に貢献したいといった発言が聞かれる
といったところです。
リモート版のエンプロイージャーニーマップを設計したい方や、各フェーズで起こりうる懸念点の詳細を知りたい方はこちらを参考にしてみてください!

さいごに


急速なリモートワーク推進に伴い、採用やリモートワークへの移行にお困りの企業も多いことでしょう。
そこでHeaRでは、リモートワークに関するお悩みや課題を解決するために、無料相談会を行なっています。

・リモート採用したいけどやり方がわからない。
・リモートワーク に移行したいけど、業務設計や社内連携が難しい。
・リモートワーク でも文化や組織力がぶれることがないようにしたい。


という方はぜひ、ご相談ください!


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今日も青春!
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我々HeaR inc.は"青春"という言葉を大事にしています。 青春の大人を増やすために、リモートワーク導入支援や企業の採用力(CX)やEXの向上支援を行なっています。 「仕事って楽しいよね」「仕事は青春だ!」という価値観の仲間しかいません。さあ、一緒に青春しませんか?

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