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【テレワーク攻略note】意味あるWEB会議にするための20個のルール

withコロナ時代の新常識であるテレワーク。

生産性を上げ、チーム力を向上するためには いくつかのルールが必要です。

それは日々数多く行われる会議も同じです。

そこで今回はHeaRの考えるテレワーク時の会議における基本のルールを20個お伝えします!

まとまった資料はこちらからダウンロードが可能です!

1. 些細なことでもショートMTGを


今までは「不要なMTGは避ける動きをしよう!」が常識でしたが、これからは「些細なことでもWEBで話そう」が 常識になってきます。ミスコミュニケーションを防ぐためにカジュアルMTGを増やしましょう。もちろんだらだらして終わるMTGはいけないので、目標設定をした上で臨ことは基本です。


2.インターネット環境と会議環境はスムーズに

自宅のインターネット環境や、ツールの事前インストールは全員完了していますか? まずここができていないと、会議スタートの前にバタバタし てしまいます。良い会議は、良い準備からです。重要な会議がある際は事前に確認しておきましょう!

3.セキュリティは万全に


自宅での作業を行う場合、データの取り扱いには細心の注意を払いましょう。特定のIPアドレスからしかアクセスできないようにする、ファイルの受け渡しは暗号化するなど、悪意ある第三者を弾くような方法を常に検討して、アップデートしましょう。


4. 会議前にはアイスブレイク


WEB会議では距離を感じやすくな ります。会議が始まる前に、少し雑談やアイスブレイクを挟んでWEBで話す状態に体と頭を慣らしましょう。テーマはなんでもOK。テレワークでの気づきや悩みの共有タイムにすると役に立ちそうです。
また、多くの方が利用しているZoomを使って和やかな雰囲気で行いたい場合は、バーチャル背景を活用すると良いでしょう!

バーチャル背景に関するnoteはこちらを参考にしてみてください!


5.会議の目的は事前に共有

オフラインの会議でも大切ですが、オンラインの場合はより大切。目的や考えるべきこと、アジェンダを事前に明確にした上で共有を行います。これにより、必要なファイルなどを準備できて会議が円滑に進みます。
HeaRの場合は、事前にテキストや資料をオンライン上で共有し、質問を入力してもらい一次回答を済ませた状態で会議に入ります。そうすることで、無駄な議論や認識のすり合わせを行う必要がなくなり有意義な会議となります。

6.決定の基準を明確にする

WEB会議では、だらだらと続けるのは参加者・ ファシリテーター共に集中力が持ちません。何をど のように決定するか、今日の会議でどこまで決めな くてはいけないかは事前に明確にした上で臨みま しょう。

7.ゴールは常に、定量的に見られるものを。

テレワークだと個人の頑張りが目に見えにくいで す。その分、定量的な目標を作ることをいつもより もさらに重視しましょう。WEBミーティングの ゴールは、みんながわかる定量的なゴールを作り、メンバーで共有することです。

8.「それはテレワークで可能?」を常に問う

テレワークでは、多くの人の働き方が少しだけ変化します。 例えば、大勢で集まって紙に書く必要があるもの、ハンコを押す必要がある作業はテレワークにする場合どうしたらいいのか、考えた上でネクストアクションを必ず決めましょう。 これを考慮しないと、「結局テレワークではできない行動」 を課することになり、生産性が下がります。

9.一回の会議で一つの議題

従来の会議では複数の議題の優先順位を決めることが重要でした。WEB会議の時は、一つの WEB会議につき議題は一つまでに決めましょう。集中力を持たせるため、話題の混乱を防ぐためです。複数の事項を話す必要がある時は、都度メンバーの選定と会議のスケジュールを行 います。

10.参加者は必要最低限にする

大勢で行うWEB会議は予想以上に大変です。5〜6人までだとかなりやりやすいので、参加者は厳選しましょう。多くの人の意見を聞きたい場合、事前のアンケートなどを行なってデータを集計しておくのが おすすめです。

11.重要な会議は録画と議事録共有

会議の参加者を厳選する分、会議の内容へのアクセシビリティを向上しましょう。重大な会議は録画して共有したり、社内でLive配信して誰でも内容が見えるようにすると良いでしょう。 また、議事録はきっちり取り、早い段階で共有を徹底します。議事録とるメンバーをあらかじめ決めておくと良いでしょう。

12. 発言時のルールを決める

WEB会議で誰かが話し終わった後、みんなが一斉に 喋り出して困ったことはありませんか? 通信環境の問題で、聞こえにくくなったりわかりにくくなることも あります。 発言するときはあらかじめ、「発言の意思表示」をな んらかの方法で行いましょう。ファシリテーターがいるのであれば、意思表示をした人を順番に当てていくのも効果的です。

13.資料は事前に別途で共有

WEB会議は、アクセシビリティの高さから安全性に懸念があるという指摘も。重要な資料や アジェンダ、全員が目を通すべきスライドは必ず別で共有しましょう。ドライブを用いたり、 チャットツールを用いるのが効果的です。 このときファシリテーターは、「どれがどの資料なのか」わかりやすくしておきましょう。

14.資料は共有ではなく ”原則、それぞれ見る”。

WEB会議の際は、資料を事前に共有し会議中はそれぞれが見るようにしましょう。画面が荒くなったり、重たいと参加者は集中できません。動画などは共有でも大丈夫ですが、スライド資料や議事録、エクセルシートなどはそれぞれが開いておき、見られるようにしておきましょう。

15.ツールは試して最良のものを選択。

WEB会議の際に使うツールは多くの種類がありま す。ビデオツール、音声ツール、ブレインストーミング用のツールなど......。会社の規模や今までのやり方 によって、合うツールは違います。 色々なものを試してみましょう。『ツールお試しチーム』を作って実際使ってみるのがオススメです。

テレワークにオススメのツールはこちらをご覧ください!

16.議題を逸らさないように全員で注意を


WEB会議の時に、オフラインの会議の時のような雑談や冗談を挟むのはもちろんOK。会議のいい雰囲気は良い議論を作ります。 一方、議題から逸れないように注意する必要があります。その話題に乗れない人の集中力が切れてしまうだけでなく、 話題の切れ目で空白が生まれ能率が下がってしまいます。

17.誰かの発言中はミュートを活用

WEB会議で意外時になるのはパソコンの通知音やキーボードの音、ハウリングなど。誰かが話している時は、基本的にミュートにしましょう。何か反応を示したい時は、アイコンや チャットを用います。また、WEB会議中、頷いたり笑ったり、ボディーランゲージを使って 「ちゃんと聞いてるよ!」の意思表示も忘れずに。

18.終了時間を決めておく

WEB会議の終了時間を必ず決め、守りましょう。 オススメは30分~45分程度。WEB会議で1時間以上はなかなか参加者の集中力が持ちません。短い会議を複数おこない、終了時間を決めて効果を最大化しましょう。

19.会議の結果は全社で共有

WEB会議は、普通の会議よりもブラックボックス化しがち。透明性を保ちたいのであれば、会議の内容と決まったこと、その議事録(必要で あれば録画)は誰でもアクセスできる状態にしておくのが大切です。

20.WEB会議を楽しむルールを作ろう

WEB会議は、withコロナのテレワーク時代に必須。 多くの人が経験し、関わっていく大切なコミュニケー ションの方法です。自分たちの会社に最もあった形の WEB会議を模索し、毎回の会議が楽しくなるような工夫をしていきましょう!

コミュニケーショに関するこちらのnoteも合わせてご覧ください!

さいごに

WEB会議は、意外と集中力が持ちません。
そのため、オフラインとは少し違うルールが必要てなのがわかりました。
しかし適切な手段を用いれば、充実した会議を行うことができます。

このnoteを参考に有意義なオンライン会議を行なっていきましょう!


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