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【テレワーク攻略note】コミュニケーションにおける弊害と活性化への道


新型コロナウイルスの影響により、テレワークが余儀なくなった昨今。

今後の働き方も、テレワークを中心を中心とする企業も出てくるのではないでしょうか。

そこで今回は、テレワークにおける一つの弊害になりうる「社内コミュニケーション」についてお伝えします。


テレワークで起きやすい社内コミュニケーションの弊害


①テレワークによる弊害 


テレワークによる弊害とはなんなのかを紐解く前に、テレワークのメリットをあげさせてもらいます。

1,通勤がない
2,仕事に集中できる
3,家事や子育てが柔軟にできる
4,時間や場所の自由度が高い
5,節約に繋がる

確かに、会社に赴く時間の節約効果はでかいですね。
家庭を持っている方や、通勤距離が遠い方はメリット大です。

一方、デメリットとしては下記があげられる。

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圧倒的に、リモートになることによる弊害1位は「コミュニケーション不足」です。

では、そのコミュニケーション不足で組織に与える弊害とはなんなのか、見ていきましょう。

②コミュニケーション量減少による不安要素


もちろん個人差はあるものの、当社では下記が不安要素としてあがっています。

1,孤独になる
2,相手の表情や感情がわかりづらい
3,Webミーティングがうまくできるか
4,テキストでのやり取りが多くなるのでは
5,業務進捗管理をどうするか

テレワークで自宅勤務をしている社員とコミュニケーションを取る場合、メールやチャット等で代用することになります。

コミュニケーションロスを解消するためには、これらコミュニケーションツールの使い分けが鍵となるでしょう。

社内であればすぐに反応が返ってくる会話も、メールやチャットではすぐに返信が返ってくるとも限らず、不便さもあってコミュニケーションが疎かになりがちです。

これらをどう解決しているのか、次の章から見ていきたいと思います。


コミュニケーションの弊害を解決する方法


当社の取り組みを紹介させて頂きます。

1,孤独になる


テレワークにより、社員の多くが孤独を感じる傾向にあると言われています。

オフィスで働く社員とのコミュニケーションが減るだけではなく、外出も控えめ、自宅にこもりがちになるからです。

話し相手のいない自宅で働かなければならないということで、リモートで働くことに前向きになれない社員も少なくありません。

在宅勤務者が孤独を感じないように、こまめにリモート会議をしたり、電話で心配事や不安を聞いてあげたりして、密なコミュニケーションを取ることも重要です。

当社では代表自ら定期的に『リモート1on1』を実施しております。

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※背景は各々テンションの上がるもので。

精神的・体力的に不安要素が無いか、代表が都度確認しています。

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お散歩1on1』なども実施しております。

社員数によってできるできないが出てくると思いますが、マネジメント層はできうる限り実施しましょう。

2,相手の表情や感情がわかりづらい


リモートにより、社員同士のやりとりは基本的にテキストになりますよね。

その時の弊害が、相手の表情や感情がわからなく、うまく意思疎通ができない時があるということです。

ザイオンス効果と呼ばれるものがあります。

何度も繰り返して接触することにより、好感度や評価等が高まっていくという効果です。対象となる物や人物と触れ合う時間は短くとも、回数を重ねれば十分に効果が現れるといった特徴をもっているため、いかに接触回数を増やせるかが重要です。

我々HeaRも必ず週に一度、全社員参加のWebミーティングを開催しております。

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お題を決めておき、一人ひとり発表する場にしています。

1週間の出来事を報告して、リモート中の疑問や解決策をみんなで共有しています。


3,Webミーティングがうまくできるか


通常、顔を合わせてしているミーティングが上手くWebで機能するのか心配になります。

これも、ツールと事前準備の徹底によりある程度解決できます。

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使用ツール:ZOOM

準備については議題のアジェンダを「事前に」メンバーに共有。

そして、発表者に対する質問などは会話に割り込まずに、「チャット」で質問していきましょう。

どうしてもWebだとタイムラグが生じ、スムーズに事が進まない事があります。


ZOOMはチャットの履歴が残るので、振り返りがしやすいです。


4,テキストでのやり取りが多くなるのでは


対面での話がなくなるので、必然的にコミュニケーションはテキストになります。

slackでの通知も多くなりがちですが、リモート特有の孤独感を感じないためにも、息抜きとして雑談なんかしましょう。

ただ、投稿した人に対して皆さんがコメントを返すのは少し難しい。

slackを使用している企業さんは「スタンプ」を駆使して反応してあげましょう。

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5,業務進捗管理をどうするか


オフィスでの気軽なコミュニケーションが取れない分、各々の業務進捗具合の可視化が難しくなります。

効率的に進めるために『Trello』を使用して、自分のタスクそしてメンバーのタスクを共有しています。

Trelloスクショ


また、プロジェクトごとの進捗管理はガントチャートを活用しています。

ガンチャート

このように、いつまでに/誰が/何をやるのか/進捗はどうなっているのかが一目でわかるようにしています。

どのタスクが遅れているのか、誰のリソースが余りそうなのかがわかるので、とても便利です。


おまけ


テレワーク系の記事。


さいごに

急速なテレワーク推進に伴い、お困りの企業も多いことでしょう。

そこでHeaRでは、テレワークに関するお悩みや課題を解決するために、無料相談会を行なっています。

・リモート採用したいけどやり方がわからない。
・テレワークに移行したいけど、業務設計や社内連携が難しい。
・テレワークでも文化や組織力がぶれることがないようにしたい。

という方はぜひ、ご相談ください!


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今日も青春!
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我々HeaR inc.は"青春"という言葉を大事にしています。 青春の大人を増やすために、リモートワーク導入支援や企業の採用力(CX)やEXの向上支援を行なっています。 「仕事って楽しいよね」「仕事は青春だ!」という価値観の仲間しかいません。さあ、一緒に青春しませんか?

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