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【テレワーク攻略note】オンラインだからこそできる“研修”とは?滞りなく行うためには?

コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業でZoomやその他ツールを使い、オンラインで研修を行なっていることでしょう。

しかし、今までオフラインで行なってきた研修をオンラインに変更することは容易ではありません。

そこで今回は、オンライン上でもオフラインと変わらない研修、オンラインだからこそできる研修についてお伝えします。

オンライン研修をする上で役立つ資料も準備しました!

研修プログラムを設計する上で重要なこと

研修プログラムを成功させるための最も重要な要素の1つは、研修対象者が参加することに焦点を当てることです。研修は、EX(Employee Experience=従業員体験)の一つであるために豊かでありながらシンプルでなければなりません。これを実現するには、フォームやマニュアルなどを整理し、全てのフローを明確にしておく必要があります。
また研修プロセスは、とても重要ですが前提として決して万能ではないということを覚えておく必要があります。キャリアのレベル、職務、地理的または文化的影響などに応じて、従業員が異なれば、成功を確実にするために異なるオンボーディング技術が必要になります。研修プログラムは組織によって大きく異なりますが、適切に管理されたすべてのオンボーディングプログラムには、いくつかの共通した特徴があります。

成功した研修プログラムの特徴

-継続的、明確、簡潔、かつ一貫性のあるコミュニケーションチャネルを提供する
-あらゆる組織レベルで学習を促進する
-新規採用者を主要なビジネス戦略に明確に合わせる
-新規採用の成功を評価するためのマイルストーンを設定する
-簡単に消化できる量で情報を提示する
-雇用ブランドおよび企業文化のその他の肯定的な側面を強化する
-標準のオンボーディング要素と個別のオンボーディング要素の両方を従業員に提供する

このように、個別化した研修内容や一貫性のあり、学習がしっかり進むようなプロセスで運用していく必要があります。


研修の目標を定義することから始めよう!


さまざまな企業の研修プロセスを比較すると、顕著な違いがあります。
そのため、何を目的とするのかを立案の段階で定義していく必要があります。その目的に沿ってオンボーディング中に学習する必要があるものは何か、主に以下の項目に沿ってチェックしていくと良いでしょう。
・研修はどの従業員を対象としているのか
・トレーニングには、心理的安全性の確保、倫理、データセキュリティ関連の手順が含まれているか
・会社の価値観や文化をどの程度紹介しますか?
・研修を完了した社員にどのようなパフォーマンスが期待されますか?
研修後の目標を明確にしておくことで、それまでの手順がある程度浮かんでくるはずです。


■一般的な研修要素
研修プロセスの多くの要素が比較的標準化されています。たとえば、新入社員は、会社全体を理解できるような研修が必要となってきます。
このような標準のオンボーディング要素には、次のものがあります。
-MVV(ミッション/ビジョン/バリュー)
-会社全体の一般的なポリシーと手順
-主要なビジネスプロセス
-知っておくべき重要な人物と組織図(CEO、取締役など)など


■研修の個別性要素
研修には全員に満遍なく指導する内容と個別性に分かれられます。
一般的な研修に加え、一人ひとりに個別かした研修(オンボーディング)・フォローをしていくには以下の点を気をつけていきましょう。
-配属部署に関する基礎的情報と、対象者が気になっている点の情報開示。
-新入社員の機能が会社の包括的な戦略と目標にどのように適合するかを説明
-測定可能な経営者の期待と目標
-主要な部門プロセス
-カスタマイズされた学習計画と目標

研修時に押さえておきたい具体的なポイント

・徹底した事前準備を!
・参加者がしっかり参加できるような工夫をする
・参加者の集中力をキープさせるように気をつける
・リモートでも遜色ない、もしくはリモートだからこそできるコンテンツを用意する
・事前準備をして無駄な時間が可能な限りでないようにする
・ファシリテーターと別に一人、「連絡できるひと」を作っておく

■徹底した事前準備を!

オフラインの研修と比べると、準備するものも多かったり、なにかと事前準備が重要になってきます。
そこで、準備すべきものや当日の流れを、講師側や運営側はしっかり把握しておく必要があります。
また、使用するツールや最後までの流れで必要なチェックリストがあると良いでしょう。
ツールの種類としては、
-ビデオ通話
-スライドシェア
-事前の共有資料
-当日連絡ツール
-フィードバック用ツール
-課題提出場所
-ブレスト用ツール
-発言用ツール
を明確にしておきましょう。

事前準備チェックリストや研修設計シートはこちらをご活用ください!

■参加者がしっかり参加できるような工夫をする
なぜ、これが重要かというと、冒頭でもお伝えしたようにEXにつながることに加え、参加者の集中力UPにつながるからです。
研修となると、講師が一方的に話をする傾向にありますが、中間でちょっとしたアンケートをとってみたり、理解できた人はスタンプを送ってもらうなどして、手や頭を動かせるような仕組みを作り、一方的な研修にならないように気をつける必要があります。

■参加者の集中力をキープさせるように気をつける
オフラインでも研修は時にだるくなってしまうものです。特に「参加者の集中力は思った以上にリモートでは持たない」ということです。パソコンを開いている状態なので他の作業ができてしまいますし、WEB環境が悪いと気が散ってしまいます。ここの部分を解消できるようなコンテンツを準備したり通信環境の確認は欠かせません。

■ファシリテーターと別に一人、「連絡できるひと」を作っておく
メール、電話、チャット機能の中で、いつでも連絡がとれる体制をしっかりと構築しましょう。 講師が一人で対応することは難しいので、滞りなく研修ができるようにもう一人別に連絡できる人やチャットを確認する人がいると良いでしょう。


■リモートでも遜色ない、もしくはリモートだからこそできるコンテンツを用意する
集中力をキープするためにも、「リモート研修であること」が面白みになるようなコンテンツの準備と、事前準備による空白時間の削減を念頭において設計すると良いでしょう。
リモートの状態だからこそ、できる研修は下記でお伝えします!

オンラインでもできる!研修事例

■営業ロールプレイング
実際にお客様として営業を受ける、営業する研修です。オンラインでの商談はこれから増えていく可能性が高いので、即実践に使うことができます。

■新規事業立案ワーク

チームを作り、架空の会社や事業の立ち上げを行います。会社からある程度の売り上げ目標や方向性を提示しておき、メンバーで事業計画書の作成やリーンキャンバスなどを作ってもらいます。準備時間を2時間とし、その日に全て完成させることが目標。オンラインでコミュニケーションをとりつつ、必要な情報を記入したりディスカッションをする能力を鍛えます。(発表はその場ではなく、後日会社が評価、もしくはプレゼンは別日のほうが集中力が持ちそうです!)
また、ブレストする際にオンラインホワイトボードを活用するとスムーズに進みやすくおすすめです!

オンラインホワイトボードツールである、『Miro』(HeaRも使ってます!)

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画像出典:Miro公式サイト

オンラインホワイトボードサービスという言葉の通り、ホワイトボードを使って実現できる様々なことをオンラインで実現できます。
miroは、リアルタイム性、柔軟性などがとても良いです。ブレストする際のテンプレートも用意されているので、会議が充実したものになることでしょう。オンラインで誰かと作業を進めたり、手書きでなくても伝わる図が簡単に書くことができます。

■相互理解ワーク
5人ほどのチームに分かれて、一つのテーマについて話してみましょう。自分の人生の話、新卒なら会社に入った理由などなど。聞いている人たちはマイクをミュートにして、その人の話を聞いた上で印象に残ったところやメモ、あとから話し手に感想を渡します。

さいごに

コロナウイルスの感染拡大に伴い、主要都市では緊急事態宣言が発令されました。
出社を停止する効力がないからといって、オフラインで研修を行うことは危険です。

なるべくオンラインに切り替えられるような体制に切り替えていきましょう!!


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我々HeaR inc.は"青春"という言葉を大事にしています。 青春の大人を増やすために、リモートワーク導入支援や企業の採用力(CX)やEXの向上支援を行なっています。 「仕事って楽しいよね」「仕事は青春だ!」という価値観の仲間しかいません。さあ、一緒に青春しませんか?

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